چاپ        ارسال به دوست

مدل تنش ساختاری

تنش ساختاری یکی از فرایندهای برنامه ریزی بسیار ساده است که در افزایش خلاقیت اعضای گروه کارا  و موثر است. این روش منجر به کاهش فرد گرایی، افزایش قدرت همکاری و  برنامه ریزی های بهتر و سریع تر می شود.

در کتاب "The Path of Least Resistance for Managers" نوشته Robert Fritz در سال  1999 نحوه استفاده از مدل های "Structural Tension" به عنوان یک فرایند برنامه ریزی سازنده و سریع معرفی شده اند.

این مقاله را با چند نقل قول از مدیرانی که این تکنیک را در کسب و کار خود استفاده کرده اند و در کتاب ذکر شده است شروع می کنیم.

"من هنگام شروع فکر نمی کردم که برنامه ریزی فرایند بتواند تا این حد موثر و کارا باشد، اما وقتی شروع به استفاده از این تکنیک در شرکت کردم بسیاری از اضافه کاری ها حذف شد و زمان برنامه ریزی ما به یک سوم کاهش یافت"

"شرکت Swedforest مشابه دو سال گذشته خود نیست، یکی از مفیدترین تاثیراتی که استفاده از مدل تنش ساختاری دارد این است که شما دیگر از روش های متعدد قبلی برای حل مشکل استفاده نخواهید کرد."

"از دیدگاه مدیریت، افرادی که با من کار می کنند بیشتر بر این متمرکز هستند که جایگاه فعلیششان چیست و جایگاهشان در آینده چه خواهد بود. اما زمانی که ار این روش استفاده کردیم همه افراد بر یک مسیر قرارگرفتند و با نحوه کارکرد فرایندها، اجزا و سیستم آشنا شدند."


مقالات مرتبط:

تعاریف سیستم از دیدگاه های متفاوت

تعاریف سیستم از دیدگاه های متفاوت (2)


گام 1 – هدف را تعریف کنید

از دیدگاه سطح بالای مدیریتی، یک کسب و کار از سه مرحله تشکیل می شود: ایجاد مفهوم، برنامه ریزی و اجرا. اولین کاری که روش تنش ساختاری انجام می دهد تصویر سازی مفهوم یک هدف است.

در واقع هدف باید به عنوان یک مفهوم متمرکز برای دستیابی تصویر سازی شود. نکته ای که اهمیت دارد این است که باید چشم اندازهای متفاوت (متفرقه) و الهام بخش را تا حد امکان به هدفی واحد و مشخصی که به سادگی در خاطر می ماند کاهش داد.

گام 2 – ایجاد مدل تنش ساختار با تعریف موقعیت کنونی

مرحله ی بعدی ایجاد یک برنامه برای دستیابی به هدف است. در واقع در این مرحله در روش تنش ساختاری انحراف به وجود می آید. مطابق با این روش ابتدا باید جایگاه فعلی را تعریف کنیم.

"تنش" با افزایش تفاوت شرایط کنونی در مقابل اهداف آینده قدرت می یابد. در این مرحله ثبت روشی که ما برای دستیابی به هدف در نظر می گیریم اهمیت دارد. در واقع ما دیگر نحوه رسیدن به نقطه B  را در نظر نمی گیریم بلکه نحوه دستیابی از نقطه A  به نقطه B  را بررسی می کنیم. این روش به روش آنالیز گپ شباهت دارد.

واقعیت کنونی عناصری هستند که بر دستیابی به هدف تاثیر می گذارند یا برای دستیابی به هدف به ایجاد تغییر در آن ها نیاز داریم.  توصیف موقعیت کنونی درست مانند تعریف یک مشکل به طور کامل است. همانطور که می دانید شرح واضح یک مشکل، نیمی از حل آن است زیرا هرچه اطلاعات ورودی ما مرتبط تر و واضح تر باشد، حل مشکل راحت تر می شود. در واقع هر چه تفاوت شرایط کنونی و آینده شفافتر باشد، پیدا کردن روشی برای از بین بردن فاصله  شرایط کنونی و آینده نیز شفافتر خواهد شد. از بین بردن این فاصله با استفاده از مسیری اتفاق می افتد که کمترین مقاومت رادارد.

در حقیقت اگر زمان کافی برای توصیف شرایط کنونی و اهداف در نظر بگیرید، برنامه ریزان می توانند بهترین مسیر ممکن برای دستیابی به هدف را بیابند.

گام 3 – تنش ها را با ایجاد برنامه عملیاتی رفع کنید

تا این مرحله ما اساس ساختار تنش را ایجاد کرده ایم و تنها به یک برنامه عملیاتی گسترده بر روی نمودار نیاز داریم.

 

 

برنامه ریزی عملیاتی زمان بندی پروژه از مایلستون ها یا اقدامات رده بالا تشکیل می شود. با اضافه کردن زمان به آن ها، عناصر می توانند بر اساس زمان آن ها تعیین اولویت شوند یا می توان آن ها را دسته بندی کرد و با استفاده از گروه ها اولویت را تعیین کرد.

بزرگترین مزیت این چارت مشخص بودن تمام عناصر مربوطه است که موجب تسهیل فکر کردن می شود و دقت را بالا می برد همچنین این چارت مباحثه گروهی را راحتتر می کند زیرا در آن اشتراک اطلاعات به طور خودکار و مستقیم اتفاق می افتند.

در واقع این نمودار نمایانگر این است که تنش حل شده و برنامه ها انجام شده اند یا درحال انجام هستند.

یک چارت تنش ساختاری خوب به طور خودکار مسیری با کمترین مقاومت را تولید می کند.

گام های دیگر

گام های 3 و 4 ساده هستند در گام 3 باید خطرها را شناسایی و رفع کنیم و در گام 4 باید راهکار و استراتژی را گسترش دهیم.

در گام 5 ساختار تنش را با استفاده از برنامه اقدامات حل می کنیم و تنش ها را بر طرف می سازیم. در طی این مراحل شرایط کنونی و اهداف ممکن است تغییر کنند. و ما باید در جهت پایدار نگه داشتن آن ها تلاش کنیم.

به یاد داشته باشید که همچنان از همان نمودار تنش ساختاری که در ابتدا ایجاد شده است استفاده می شود.

گام 6- تایید و ارزیابی برنامه عملیاتی

با توجه به آنالیز ریسک انجام شده در مرحله 3 و در نظر گرفتن شرایط کنونی می توان از عملیاتی بودن برنامه طمینان حاصل کرد.

هر گزینه که نمایانگر موقعیت کنونی است با هدف در تضاد است اگر بیشتر از یک راه به عنوان بهترین راه حل می توان انتخاب کرد شاید ساختار تنشتان را به خوبی یا کامل  ترسیم نکرده اید. باید در نظر داشته باشید که اگر زمان کافی برای کشف تنش ها صرف کنید مسیری با کمترین مقاومت را پیدا خواهید کرد.

این مرحله می تواند بررسی نهایی باشد و اگر در مرحله 3 به خوبی ریسک ها را بررسی کرده باشید این مرحله به سادگی انجام خواهد شد.

در ادامه لیستی را بیان میکنیم که کمک می کند یک نمودار تنش ساختار با رعایت جزییات بسازید:

هدف

1.     آیا شما این نتایج را میخواهید؟

2.     می توانید کیفیت نتایج کسب شده را تایید کنید؟

3.     عبارات (بهتر، بیشتر...) را به اعداد تبدیل کرده اید؟

4.     بر روی رسیدن به اهداف تمرکز کرده اید یا حذف مشکلات؟

5.     نتیجه واقعی مورد نظرتان را بیان کرده اید؟ یا تنها مراحل دستیابی به آن را تعریف کرده اید؟

شرایط کنونی

1.     هر هدف یک واقعیت کنونی مربوط به خود را دارد؟

2.     ارتباط مابین اهداف و شرایط کنونی را می دانید؟

3.     همه فرایندها را در نظر گرفته اید؟

4.     متن ها رسمی بیان شده اند؟ برای مثال "ما برای افزایش بهره وری تلاش کرده ایم و شکست خوره ایم" باید تبدیل به "نحوه افزایش بهره وری را نمی دانیم" شود. این نحوه بیان ما را برای یافتن راه حل بهتر راهنمایی می کند.

5.     آیا تنها شرایط را بازگو کرده اید و نحوه به وقوع پیوستن آن را بیان نکرده اید؟

6.     تمام حقایقی که لازم دارید را بیان کرده اید؟

برنامه اقدامات

1.     نمودار شما همه جوانب و ساختار سازمان و کسب و کار شما را در بر می گیرد؟

2.     آیا می توانید به این سوال پاسخ مثبت دهید، اگر این مراحل را طی کنیم می توانیم به اهدافمان دست یابیم؟

3.     توصیف شما از مراحل اقدام دقیق و مختصر است؟

4.     آیاهر اقدام یک زمان نهایی دارد؟

5.     آیا هر اقدام مسئول مشخصی دارد؟

 

 منبع: سایت توینک

 

 


١٢:٢٩ - پنج شنبه ٢٠ دی ١٣٩٧    /    شماره : ٣٥٣    /    تعداد نمایش : ١٦


نظرات بینندگان
این خبر فاقد نظر می باشد
نظر شما
نام :
ایمیل : 
*نظرات :
متن تصویر:
 

خروج